Jaką niszczarkę kupić?
W każdym przedsiębiorstwie lub instytucji krąży całe mnóstwo różnego rodzaju dokumentów i to zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Co jednak zrobić, gdy konkretne informacje są już nieaktualne lub zbędne, a my dodatkowo mamy pewność, że nigdy już z nich nie skorzystamy?
Oczywiście należy je zniszczyć i to nie tylko z przyczyn praktycznych, ale również ze względów bezpieczeństwa, bo np. mogą wpaść w ręce konkurencji lub przestępców, którzy będą chcieli wykorzystać poufne dane.
Naturalnie nie wystarczy jedynie przedrzeć dokument lub złamać płytę CD. Aby nie można było odtworzyć zawartości należy użyć tzw. niszczarki. Czym jest to urządzenie oraz jak interpretować jego parametry przeczytasz w poradniku poniżej.
Spis treści
Rodzaje
Na rynku istnieje bardzo wiele modeli niszczarek. Różnią się one funkcjami, zaimplementowanymi technologiami, parametrami oraz oczywiście cenami - rozpiętość cen jest w tym przypadku bardzo duża, bo waha się od 100 do nawet 100 tys. złotych! Mimo tak dużego przedziału cenowego możemy pogrupować te urządzenia ze względu na ich zastosowania oraz sposób niszczenia materiałów.
Zastosowania
- Do domu, jednoosobowych firm: do 100 kartek / dziennie, od 3 do 15 kartek jednocześnie, oprócz papieru także zszywki, spinacze, cena od 100 do 400 zł
Przykład Ideal 2260
- Dla firm do 15 pracowników : do 250 kartek / dziennie, od 20 do 50 kartek jednocześnie, niszczenie papieru, zszywek, spinaczy, nośniki optyczne, karty magnetyczne, cena 400 - 1600 zł
Przykład Wallner JP 820S
- Dla firm do 30 pracowników: do 600 kartek / dziennie, powyżej 30 kartek jednocześnie, cięcie papieru, zszywek, spinaczy, karty magnetyczne, płyty optyczne, cena 1600 – 3500 zł
Przykład Rexel Auto+300M
- Dla firm powyżej 30 pracowników: dużo powyżej 600 kartek / dziennie, powyżej 40 kartek jednocześnie (chociaż wiele zależy od tego z jak dużymi plikami dokumentów pracujemy), niszczenie papieru, karty magnetyczne, zszywek, spinaczy, płyty optyczne, ceny powyżej 3500 zł (dla niektórych modeli nawet dużo powyżej 10 tys. zł)
Przykład Fellowes 485i
Sposób niszczenia
Arkusze mogą być cięte wzdłuż na paski lub wzdłuż i w poprzek, a wtedy otrzymujemy papier rozdrobniony na kawałki (tzw. ścinki). Dlatego też wyróżniamy niszczarki:
- Tnące na paski - metoda mniej dokładna, spotykana w urządzeniach klasy A. Pamiętajmy o wkładaniu arkuszy do niszczarki w taki sposób, aby tekst znajdował się prostopadle do kierunku cięcia – w znacznym stopniu ograniczy to możliwość potencjalnego odczytania danych
- Tnące w ścinki - arkusze pocięte na małe kawałki o określonej powierzchni. Metoda bardzo dokładna
Stopnie bezpieczeństwa
W przedsiębiorstwach mamy do czynienia z danymi przechowywanymi na różnych nośnikach – zwykle jest to papier, jednak ostatnio popularne są także nośniki magnetyczne oraz elektroniczne.
Dane nie tylko różnią się sposobem przechowywania, ale także ich poufnością. W firmach krążą dokumenty o małym znaczeniu dla funkcjonowania jednostki, np. materiały reklamowe, notatki itp. Są jednak i takie dane, które mają znaczenie strategiczne, np. patenty, dokumentacja techniczna itp.
Z tego też względu powstały normy, które określają stopnie tajności dla określonych danych. W przypadku niszczarek sprowadza się to do zdefiniowania wielkości pasków (ścinków) na jakie urządzenie powinno ciąć dane nośniki (papier, dyski twarde, nośniki optyczne), aby mogło zostać przyporządkowane do określonej klasy.
Do niedawna obowiązywała norma DIN 32757, która wyszczególniała 6 poziomów tajności. Jest ona już nieaktualna, jednak na rynku nadal jest wiele urządzeń, które opisane są przez tę normę, dlatego warto o niej wspomnieć:
- DIN 1 - dla danych ogólnego przeznaczenia (szerokość mniejsza niż 12mm; długość nielimitowana, powierzchnia mniejsza niż 2000mm²)
- DIN 2 - dla wewnętrznego obiegu korespondencji (szerokość mniejsza niż 6mm; długość nielimitowana; powierzchnia mniejsza niż 800mm²)
- DIN 3 - dla danych poufnych (szerokość mniejsza niż 4mm; długość mniejsza niż 80mm, powierzchnia mniejsza niż 320mm²)
- DIN 4 - dla danych tajnych (szerokość mniejsza niż 2mm; długość mniejsza niż 15mm, powierzchnia mniejsza niż 30mm²)
- DIN 5 - dla danych ściśle tajnych (szerokość mniejsza niż 0,8mm; długość mniejsza niż 13mm, powierzchnia mniejsza niż 10mm²)
- DIN 6 (stworzone dla rządu USA) - dla danych ściśle tajnych (szerokość mniejsza niż 1mm; długość mniejsza niż 5mm, powierzchnia mniejsza niż 10mm²)
W październiku 2012 roku wprowadzono nową normę DIN 66399. Dzieli ona dane na 3 klasy oraz 7 stopnie. Wyszczególnione zostały także wymogi dla poszczególnych nośników danych.
| Klasa A | Klasa B | Klasa C | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Odtajnienie informacji ma marginalne znacznie dla firmy. Zwykle do danych tego typu ma dostęp znaczna część pracowników. Należy zachować ochronę danych osobowych | Dane o dużym znaczeniu dla firmy. Ich ujawnienie może wywołać konsekwencje prawne bądź biznesowe dla firmy. Dostęp do tego typu informacji ma ograniczona grupa pracowników. Wymagana szczególna ochrona danych osobowych | Dostęp tylko dla ścisłego kierownictwa bądź z odpowiednim upoważnieniem. Ujawnienie danych może grozić poważnymi skutkami prawnymi bądź biznesowymi. Konieczna szczególna ochrona danych osobowych | ||||
| Stopień 1 | Stopień 2 | Stopień 3 | Stopień 4 | Stopień 5 | Stopień 6 | Stopień 7 |
| Nieaktualne materiały reklamowe, nieistotne notatki itp. | Ogłoszenia, obwieszczenia, nieaktualne instrukcje i wytyczne itd. | Zapytania ofertowe, dokumentacja podatkowa itd. | Listy płac, umowy z pracownikami, dane osobowe pracowników, bilanse itp. | Technologie wyrobów, patenty, dokumentacja techniczna itp. | Prace badawcze i rozwojowe, dokumenty urzędowe itd. | Dokumentacja o strategicznym znaczeniu dla jednostki |
| Kategoria P – dane w oryginalnej wielkości | ||||||
| P-1 | P-2 | P-3 | P-4 | P-5 | P-6 | P-7 |
| Szerokość do 12 mm | Szerokość do 6 mm | Powierzchnia do 320 mm² | Powierzchnia do 160 mm² | Powierzchnia do 30 mm² | Powierzchnia do 10 mm² | Powierzchnia do 5 mm² |
| Kategoria O – dane na nośnikach optycznych, np. DVD, Blu-ray | ||||||
| O-1 | O-2 | O-3 | O-4 | O-5 | O-6 | O-7 |
| Powierzchnia do 2000 mm² | Powierzchnia do 800 mm² | Powierzchnia do 160 mm² | Powierzchnia do 30 mm² | Powierzchnia do 10 mm² | Powierzchnia do 5 mm² | Powierzchnia do 0,2 mm² |
| Kategoria T – dane na nośnikach magnetycznych, np. karty magnetyczne | ||||||
| T-1 | T-2 | T-3 | T-4 | T-5 | T-6 | T-7 |
| Niesprawne mechanicznie | Powierzchnia do 2000 mm² | Powierzchnia do 320 mm² | Powierzchnia do 160 mm² | Powierzchnia do 30 mm² | Powierzchnia do 10 mm² | Powierzchnia do 2,5 mm² |
| Kategoria E – dane na nośnikach elektkronicznych, np. dyski SSD, pamięci USB | ||||||
| E-1 | E-2 | E-3 | E-4 | E-5 | E-6 | E-7 |
| Niesprawne elektronicznie | Pocięte na kawałki | Powierzchnia do 160 mm² | Powierzchnia do 30 mm² | Powierzchnia do 10 mm² | Powierzchnia do 1 mm² | Powierzchnia do 0,5 mm² |
| Kategoria F – dane w pomniejszonej formie, np. mikrofilmy | ||||||
| F-1 | F-2 | F-3 | F-4 | F-5 | F-6 | F-7 |
| Powierzchnia do 160 mm² | Powierzchnia do 30 mm² | Powierzchnia do 10 mm² | Powierzchnia do 2,5 mm² | Powierzchnia do 1 mm² | Powierzchnia do 0,5 mm² | Powierzchnia do 0,2 mm² |
| Kategoria H – dyski HDD | ||||||
| H-1 | H-2 | H-3 | H-4 | H-5 | H-6 | H-7 |
| Niesprawne mechanicznie | Jedynie uszkodzony | Zdeformowany | Powierzchnia do 2000 mm² | Powierzchnia do 320 mm² | Powierzchnia do 10 mm² | Powierzchnia do 5 mm² |
Funkcje i technologie
Większość niszczarek przystosowanych jest do cięcia papieru – również tego zszytego lub spiętego spinaczami (skraca to jednak żywotność sprzętu). Niektóre modele, i to nawet te za kilkaset złotych, maja możliwość niszczenia także dysków optycznych, dyskietek oraz kart magnetycznych (na płyty przeznaczone jest zwykle oddzielne wejście). Urządzenia specjalistyczne, które nierzadko kosztują nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, przystosowane są ponadto do niszczenia dysków twardych lub SSD.
Przydatną funkcją jest także możliwość wysuwania kosza. Zachowuje się on wtedy jak szufladka, którą możemy łatwo wyjąć i opróżnić.
Pocięte przez niszczarkę materiały są trudne, a nawet bardzo trudne do odtworzenie, jednak przynajmniej teoretycznie można odzyskać z nich dane. Dlatego przydatna może okazać się możliwość zamykania kosza na klucz.
Dobrze, aby kosz miał przegródki, do których będą wpadać określone materiały, np. do jednej papier, a drugiej płyty CD – znajdziemy wtedy 2 podajniki.
Niszczarka powinna mieć funkcję cofania niszczonych materiałów w przypadku jej zacięcia. Ponadto przydatna jest blokada, które uniemożliwi włożenie do podajnika większej liczby arkuszy niż to jest dozwolone.
Przydatne są kontrolki na obudowie, które poinformują np. o poziomie napełnienia kosza, jego niedomknięciu, przeciążeniu silnika.
Poza tym w niszczarkach stosuje się takie technologie jak: EcoSmart (oszczędzanie energii), Automatic Oil Injection (samoczynne smarowanie noży), Turbo Power (możliwość pracy z większą wydajnością przez krótki czas).
Parametry
- Szerokość i długość cięcia: parametr związany z klasą danego urządzenia. Im mniejsze paski (ścinki), tym dane trudniej odtworzyć
- Ilość kartek ciętych jednocześnie: podawane dla gramatury 70g/m² oraz 80g/m². Parametr przyjmuje szeroki zakres wartości – od 3 do nawet 100 arkuszy. To jaką wartość wybrać zależy w dużej mierze od tego w jak dużych plikach przechowujemy dokumenty
- Pojemność kosza: zwykle od 5 do 50 litrów. W specjalistycznych modelach dużo powyżej 100 litrów. Dla małych biur zaleca się pojemność między 5 – 20 litrów
- Szerokość wejścia: szerokość podajnika zdeterminowana jest wielkością materiałów, które będziemy niszczyć. Dla przykładu karta A4 ma wymiary 210 x 297mm. Na rynku dominują urządzenie o otworach między 200 – 300 mm, czyli pozwalające zniszczyć arkusz A4 w pionie lub poziomie. Oczywiście dostępne są także modele o dużo szerszych podajnikach – nawet do 600 mm, jednak wykorzystywane są one zwykle w firmach zajmujących się niszczeniem na przemysłową skalę
- Głośność: zwykle w okolicach 50 - 60dB (czasami dużo więcej). Dla porównania rozmowa to około 60 dB
- Średnia prędkość niszczenia [m/min.]: zwykle od 1 do 3 metrów arkusza w ciągu minuty
- Czas pracy ciągłej [min]: w granicach kilku, kilkunastu minut (przeważnie około 10 minut). Wbrew pozorom nie jest to dużo, dlatego zaleca się niszczenie dokumentów na bieżąco
Niszczarka w akcji
Na filmie poniżej możesz zapoznać się z działaniem niszczarki.